Trello, un outil connecté, pour mieux s’organiser

Trello est une application Web qui va vous permettre de mieux vous organiser, dans tous les domaines, en fonction de vos besoins. Cet outil de gestion de projet en ligne, aussi appelé kanboard (logiciel libre de gestion de projet utilisant la méthode Kanban) a été lancé en 2011, inspiré par la méthode de gestion de production Kanban (qui veut dire étiquette) inventée par le japonais Toyota. Trello a été développée par une société américaine et appartient désormais à Atlassian, une société australienne. Fin 2019, elle comptait 50 millions d’utilisateurs sur la planète.

Trello permet de rassembler, en un seul espace, vos post-its, vos listes de choses à faire: courses, tâches administratives, etc. et de les organiser selon votre agenda et votre propre structure. Il s’agit donc d’un système d’organisation généraliste, qui vous permet également de travailler en équipe sur le même espace.

Trello propose une version gratuite et une version business et entreprise. Nous allons nous concentrer ici sur la version gratuite, qui propose déjà de nombreuses fonctionnalités. Et pour la première fois dans cette rubrique Internet, nous mettons à disposition exclusive des lecteurs du magazine Athena, un tutoriel (mode d’emploi) sous forme de vidéo, que vous pouvez retrouver en ligne à cette adresse: urlr.me/HZBNX

Installer Trello

Pour utiliser Trello, 3 possibilités:

Télécharger et installer l’application sur votre ordinateur. Une version PC et MAC est disponible à partir de leur site Internet (https://trello.com/fr/platforms). L’intérêt réside dans le fait de pouvoir accéder à vos projets même sans être connecté à Internet.

Télécharger l’application mobile, disponible pour tous types d’appareils (smartphone et tablette).

Directement via votre navigateur Web. Elle est compatible avec la plupart.

Les sauvegardes se font automatiquement entre toutes les versions: ordinateur, Web et application mobile sans aucune intervention de l’utilisateur. Vos projets sont toujours à jour et vous ne perdez rien de ce qu’il s’y passe, même si vous travaillez en équipe.

Comme pour la plupart des applications, vous devez en premier lieu créer un compte afin que l’application puisse vous reconnaître et stocker vos données. Ensuite, lors de votre première connexion, Trello vous accompagne à la découverte de ses principales fonctionnalités. Laissez-vous guider ou rendez-vous sur votre page d’accueil personnalisée (voir Capture 1).

Premier projet

Pour vous présenter les principales fonctionnalités, nous allons utiliser les fondements de la méthode d’organisation Kanban ayant inspiré l’application.

Commençons par Créer un tableau: un tableau représente un projet ou un endroit conçu pour suivre des informations. Un tableau Trello est l’outil idéal pour organiser vos tâches et pour collaborer avec vos collègues, votre famille ou vos amis. Lors de sa création, l’application vous demande de lui attribuer un titre, une photo en fond d’écran (les photos et images proposées par l’application sont nombreuses et originales) ou simplement une couleur de fond unie.

Nous allons nommer notre tableau Organisation hebdomadaire. Voici à quoi il ressemble après personnalisation (voir Capture 2). Comme vous pouvez le voir, notre tableau comporte déjà 3 projets, selon les préceptes de la méthode japonaise Kanban. Chacun est organisé en liste (une liste par colonne), constituant une organisation de cartes. Il peut s’agir d’un ensemble d’idées, d’un groupe de tâches ou du développement de l’étape d’un projet. Vous pouvez ajouter autant de cartes que vous voulez à votre liste.

Ici, nous allons utiliser la liste À faire et créer une carte par tâche. Dans la liste À faire, n’hésitez pas à lister tout ce que vous avez à faire dans le courant de la semaine.

Pour créer une carte, il suffit de cliquer sur Ajouter une carte dans la liste où vous souhaitez qu’elle apparaisse. Pour le moment, concentrons-nous sur une tâche par carte. Les cartes peuvent être déplacées par un simple glissé-déposé. Et en cliquant dessus, vous pouvez insérer toutes les informations que vous désirez: joindre des fichiers, ajouter des checklists, publier des articles, etc.

Voici notre tableau «mis à jour», avec notre liste À faire et ses différentes cartes (voir Capture 3).

La carte en détails

Analysons ici la carte Faire les courses (voir Capture 4). Les informations de la liste liée à la carte se trouvent juste en dessous du titre (modifiable en cliquant dessus). En cliquant sur Dans la liste À faire, vous pouvez déplacer la carte dans un autre tableau ou une autre liste, voir et changer sa position dans la liste ou encore, ajouter une description à la note afin de la détailler. En cliquant sur Afficher les détails, tout l’historique de la note apparaît (création, modification, commentaires éventuels). Ces informations sont très utiles quand on utilise Trello en équipe. Tout comme les commentaires qui permettent également de tagguer un membre de l’équipe afin de retenir son attention sur la carte en question.

Sur la droite de la carte, nous retrouvons un menu s’intitulant Ajouter à la carte, où insérer ce que nous voulons qu’elle retienne comme informations.

Dans la section Membres, vous pouvez ajouter une ou plusieurs personnes avec qui partager votre carte en indiquant son adresse e-mail. Elle sera ainsi informée qu’elle a été ajoutée à ce tableau. Par exemple, dans le cas précis de cette carte Faire les courses, vous pourriez inclure les autres membres de votre famille qui collaborent habituellement à faire les courses.

CONSEIL

Assurez-vous que la personne soit utilisatrice de l’application.

Ajouter une Étiquette: les étiquettes permettent de mieux vous organiser et d’utiliser un code couleur. Pour les créer, il vous suffit d’aller dans le menu général en haut à droite, de cliquer sur Plus… Comme vous pouvez le constater, 6 étiquettes vous sont préalablement proposées, de 6 couleurs différentes. Il vous suffit d’y ajouter votre texte. Les étiquettes vont vous servir à vous repérer dans vos tâches grâce aux couleurs mais également aux informations qu’elles vont vous fournir. Dans le tuto vidéo qui vous est proposé (urlr.me/HZBNX), nous vous parlons de la méthode d’organisation selon la matrice d’Eisenhower, qui permet de prioriser les tâches à faire en fonction de leur importance et de leur urgence. Par exemple, vous pourriez créer les étiquettes suivantes: urgent, important, etc.

CONSEIL

Prenez le temps de bien réfléchir à ce qui est le plus parlant pour vous avant de créer vos étiquettes et testez-les. Si au bout de quelques semaines d’utilisation, vous vous rendez compte que vous n’en utilisez pas certaines, alors modifiez ou supprimez-les

Ajouter une Checklist en créant une liste dans la carte Faire les courses. Le gros avantage est de pouvoir valider chaque
élément de cette checklist et ainsi de voir le pourcentage de progression en fonction des éléments qui ont été cochés. Cette progression s’affiche dans l’aperçu de la carte sans devoir l’ouvrir, pratique pour visualiser le chemin qui reste à parcourir.

Date limite: cette fonctionnalité qui se trouve dans le menu principal (en haut
à droite), vous permet d’ajouter une date limite et d’éventuels rappels à une carte et donc à une tâche. Si vous avez activé les notifications, vous recevrez un rappel au moment choisi, de 5 min à 2 jours avant la date limite. Ceux avec qui vous avez partagé votre carte seront également avertis.

Pièces jointes: vous pouvez joindre à votre carte à peu près toutes les pièces jointes que vous voulez. Soit en allant les chercher sur votre ordinateur, soit via des applications de stockage en ligne comme Google Drive, Dropbox, etc. Vous pouvez aussi considérer comme pièce jointe, un tableau ou une carte déjà créé(e) dans Trello. C’est comme cela que vous allez faire des liens entre vos différents tableaux et/ou cartes si cela est nécessaire. Quand vous menez 2 projets de front et que ceux-ci sont liés par exemple, cela peut être utile de développer des connexions entre les deux. D’ailleurs, quand vous joignez une carte à une autre carte, l’application vous demande directement si vous souhaitez créer une connexion entre les 2. En cliquant sur Lier les deux cartes, une pièce jointe se crée automatiquement dans la carte ayant initialement servi de pièce jointe.

Image de couverture: si vous êtes plutôt visuel, n’hésitez pas à ajouter une image de couverture pour illustrer vos cartes, parmi celles que propose Trello. Votre image s’affiche alors dans vos listes et au début de votre carte quand vous l’ouvrez. Vous pouvez aussi glisser/déposer votre propre image ou cliquer sur le bouton charger une image de
couverture et ajouter une image en provenance de votre ordinateur.

Voilà ! Vous êtes maintenant tout à fait prêt à gérer plusieurs tâches de front. Si vous manquez d’imagination, n’hésitez pas à vous inspirer des tableaux suggérés par l’application à cette adresse: https://trello.com/templates

Chers lecteurs d’Athena, retrouvez toutes les astuces et le mode de fonctionnement de Trello au travers d’un tutoriel vidéo de 23 minutes venant compléter cet article, que vous pouvez facilement consulter en tapant le lien suivant dans votre navigateur Web: urlr.me/HZBNX

Sous la vidéo du tutoriel, vous avez la possibilité de nous laisser des commentaires. N’hésitez pas à partager votre ressenti sur cette nouvelle façon de vous faire découvrir nos astuces et utilisations du Web. Cela nous permettra d’adapter nos prochaines publications et peut être de vous proposer de futurs tutoriels. Un conseil: allez au bout de la vidéo et envoyez-nous un mail pour recevoir votre fichier surprise: contact@easi-ie.com

Encore quelques astuces

• Pour supprimer un élément

Même en cherchant bien, il est difficile de trouver le bouton «supprimer» dans Trello. Pour supprimer une carte, cliquez sur Archiver. Le fait de cliquer sur ce bouton permet au bouton Supprimer de s’afficher juste en dessous. La liste des éléments archivés va quant à elle se retrouver dans le menu principal dans Éléments archivés.

Toujours dans le menu principal, vous pouvez fermer un tableau. Une fois fermé, vous pourrez le rouvrir ou le supprimer définitivement.

• Ajouter une autre carte

Après quelques jours d’utilisation de Trello, vous allez vous rendre compte que des tâches reviennent régulièrement. Pour éviter de perdre du temps chaque semaine en recréant des cartes alors qu’elles sont récurrentes, il existe la possibilité de créer des modèles. Cette fonctionnalité se trouve dans le menu de droite quand vous êtes dans une carte. Créez des modèles pour la base de votre liste de course par exemple. Pour créer une carte à partir d’un modèle, au lieu de cliquer sur + Ajouter une autre carte, dirigez-vous sur la petite icône à droite et cliquez sur Créer à partir d’un modèle. Dans le menu qui s’affiche vous avez alors la possibilité de sélectionner le modèle de carte dont vous avez besoin.