NOTION: fonctionnalités avancées (2e partie)

Dans la première partie de cet article, à lire dans le n° 374, nous avons posé les bases essentielles pour bien prendre en main l’application Notion: pages, sous-pages et blocs de contenu suffisent à créer une organisation lisible et fonctionnelle. Nous nous sommes appuyés sur un exemple d’organisation hebdomadaire afin d’illustrer concrètement la logique de l’outil. Car Notion n’est pas un agenda ni un simple planificateur de semaines. C’est un espace de travail numérique à personnaliser à l’infini, capable de rassembler au même endroit des projets, des notes, des ressources ou de simples idées. Chaque utilisateur construit son propre système, en fonction de sa manière de penser et d’organiser l’information.

Dans cette seconde partie, nous allons nous intéresser à ses fonctionnalités plus avancées, pour montrer comment enrichir, clarifier et faire évoluer un espace existant. Nous commençons par les blocs médias, qui permettent d’intégrer des contenus visuels, audio ou externes directement dans une page Notion.

Les blocs médias

Dans Notion, les blocs médias servent à ajouter des images, des fichiers, des vidéos ou des contenus externes directement dans une page. Ce qui permet d’intégrer dans votre système et votre organisation, des contenus issus de différentes sources afin de les consulter et les retrouver au même endroit.

Les blocs image et vidéo

Ils permettent d’intégrer un visuel directement dans une page, en lien avec le contenu qu’il accompagne (schéma, photo, vidéo, capture d’écran, …).

Les blocs audio

Ceux-ci permettent d’intégrer un fichier sonore directement dans une page Notion.

Pour quel usage ?

Conserver une note ou un mémo vocale,
Garder un extrait audio lié à une idée, un projet ou une réflexion,
Regrouper des ressources audio au même endroit que des notes écrites ou des documents.

Les blocs code

Le bloc code permet d’insérer du code (le code est un texte technique utilisé pour paramétrer un logiciel) dans un format lisible et distinct du reste du contenu.

Pour quel usage ?

Stocker du code, des requêtes ou des formules, sans qu’il se mélange au reste de la page.

Les blocs fichier

Le bloc fichier permet de stocker ou de relier des documents directement dans une page Notion, sans multiplier les emplacements. Les fichiers peuvent être importés dans Notion ou simplement liés depuis des services externes comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Pour quel usage ?

Accéder rapidement à un fichier sans quitter Notion,
Regrouper les fichiers utiles d’un projet ou d’un dossier,
Utiliser Notion comme point d’entrée vers ses documents.

Les blocs aperçu de lien Web

Lorsqu’un lien Web est collé dans une page, Notion peut proposer un aperçu du contenu.

Pour quel usage ?

Intégrer une page Web de référence,
Conserver des ressources issues du Web dans un espace structuré.

Pour aller plus loin, dans l’intégration de fichiers ou autres fonctionnalités que propose Notion, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Intégration. Au-delà des médias internes, Notion permet également d’intégrer des contenus issus d’outils externes. Ces blocs d’intégration renforcent le rôle de Notion comme espace central, capable de rassembler des informations dispersées sans être obligé de naviguer entre plusieurs applications.

Vous pouvez intégrer de nombreux services externes courants comme:

des documents issu de Google Drive (Docs, Sheets, Slides),
des vidéos YouTube ou Vimeo,
des tableaux ou formulaires,
des outils de design ou de gestion de contenu.

Lorsqu’un lien est collé dans une page Notion via la commande Intégration, l’application propose plusieurs options d’affichage:

lien simple,
aperçu,
intégration complète (embed), lorsque le service est compatible.

Cette fonctionnalité permet d’afficher un contenu externe directement dans la page, sans quitter Notion.

Voici un exemple concret avec Google Maps. Imaginez que vous avez très envie de créer un carnet de voyage pour votre prochaine aventure. Plusieurs contraintes vous freinent: vous n’avez pas envie, ni l’espace, pour emporter et porter tout au long du voyage, un carnet et un stylo. Vous n’avez pas envie de conserver physiquement des documents et autres souvenirs que vous aimeriez volontiers afficher dans votre carnet de voyage. Vous souhaitez illustrer par des cartes tous les endroits qui vous ont marqué, vous aimeriez créer votre carnet de voyage au fur et à mesure et non en rentrant, vous savez pertinemment que vous ne prendrez pas le temps. Notion permet précisément de répondre à ce type de contrainte

En utilisant la fonctionnalité Intégrations + Google Maps, vous pouvez affichez tous vos itinéraires directement dans la page de votre carnet de voyage.
Vous pouvez détailler et illustrer chaque jour de votre voyage en utilisant les blocs image, vidéo et audio. Les blocs image vous permettent d’envoyer n’importe quel document que vous avez préalablement scanné avec votre téléphone, sur votre page Notion. Des outils pour smartphone, comme Genius Scan pour ne citer que celui-ci, scannent n’importe quel document imprimé et les exportent vers des applications annexes, comme Notion.

Si vous avez lu la 1^e partie de ce dossier, vous savez déjà comment créer des blocs. Voici un rappel si ce n’est pas le cas:

à gauche de chaque nouvelle ligne que Notion vous permet de créer, vous verrez apparaître un +, qui sert à ajouter un nouveau bloc.
Cliquez sur le + et choisissez le type de bloc dans le menu déroulant.
Ou appuyer simplement sur la touche espace (ou /) pour faire apparaître le menu des blocs et sélectionner celui souhaité.

Certaines pages se transforment en repères de réflexion: «Intentions du mois», «Bilan personnel» ou encore «Petites victoires de la semaine». Ces usages favorisent la régularité et offrent une vision globale de ses habitudes et de leur impact sur le bien-être.

Rappel: les 6 points permettent ensuite de déplacer un bloc par glisser-déposer, afin de réorganiser la page librement, sans contrainte de structure.

Les bases de données

Jusqu’à présent, nous avons vu les principales fonctionnalités de Notion, les bases. Qui, à première vue, peuvent sembler familières. D’autant que les développeurs Web créent des applications d’organisation de l’information qui proposent à peu près les mêmes services. Hormis cette disposition en blocs, propre à Notion. C’était sans compter sur une fonctionnalité clé: les bases de données.

Pour comprendre les bases de données dans Notion, nous allons utiliser un exemple très simple et qui pourtant pose parfois une vraie question d’organisation dans la vie quotidienne: compiler ses recettes de cuisine. L’objectif ici est de créer un espace de stockage permettant de retrouver rapidement une recette, selon plusieurs critères.

Pas à pas

Créez une nouvelle page et nommez-la Recettes.
Dans la page, tapez /base de données.
Sélectionnez /base de données – pleine page plutôt que /base de données – intégrée.

Pourquoi choisir une base de données pleine page ? Afin de constituer un carnet de recettes central, facile à consulter régulièrement, peu importe le nombre de recettes. Elle permet aussi de naviguer facilement entre différentes vues pour retrouver une recette selon le besoin du moment. Alors qu’une table intégrée convient plutôt lorsqu’une sélection de recettes est affichée dans une page précise, par exemple un menu ou une planification.

La première colonne correspond au nom de la recette et chaque ligne représente une recette.

Ajouter les colonnes utiles

Cliquez sur le + à droite du tableau pour ajouter des colonnes.

Colonnes simples et efficaces :

Type de plat: Entrée, Plat, Dessert, Snack,
Temps de préparation,
Ingrédient principal,
À tester.

Ajoutez toutes les colonnes que vous souhaitez en fonction de vos besoins pour pouvoir trier et filtrer vos recettes.

ASTUCE:
si vous sélectionnez tout un tas de recettes sur Internet pour pouvoir les cuisiner un jour, en ajoutant une colonne URL, vous allez pouvoir insérer le lien de la recette directement dans la base de données.

Ajouter le contenu d’une recette

Cliquez sur le nom d’une recette dans le tableau pour ouvrir la page de la recette. C’est ici que vous allez pouvoir ajouter la recette.

Dans la page dédiée à la recette, vous pouvez utiliser tous les blocs dont nous avons parlé dans la première partie de cet article: des blocs texte pour la liste des ingrédients, les étapes de préparation, des photos de votre recette, des vidéos, des notes personnelles.

Chaque recette devient ainsi une page complète, tout en restant classée dans la base. Vous pouvez également ajouter des recettes déjà existantes dans vos pages Notion et pas encore répertoriées dans votre base de données. Pour cela, il suffit de vous rendre sur la page de la recette: en haut à gauche de la page, à droite de son nom, la mention Privée est affichée, signifiant que vous seul pouvez voir cette page. En cliquant sur Privée, vous pouvez déplacer la recette directement dans la base de données Recettes préalablement créée, elle s’ajoutera et s’affichera directement dans le tableau.

ASTUCE:
créez vos recettes selon le même modèle

Filtrer les recettes

Les filtres permettent d’afficher uniquement certaines recettes. Et c’est ici que les fonctionnalités des bases de données prennent tout leur sens, grâce aux informations fournies pour chaque recette dans les différentes colonnes.

Cliquez sur Filtrer, les 3 traits horizontaux en haut à droite du tableau. Le menu des filtres s’affiche au-dessus du tableau. En cliquant sur + Filtrer, choisissez une colonne et sélectionnez l’élément précis que vous souhaitez.

Vous pouvez filtrer plusieurs éléments dans des colonnes différentes. Les recettes non concernées restent dans la base, mais ne sont plus affichées sur votre écran. Il suffit de désactiver les filtres pour retrouver la vue complète de tous les éléments du tableau.

Créer un modèle de page

Créez un modèle de page permet de gagner du temps et d’éviter de recréer une nouvelle structure à chaque nouvelle recette. Les sections importantes sont déjà en place, la présentation reste cohérente et chaque recette est plus rapide à saisir. Au fil du temps, cela rend la base plus agréable à consulter et beaucoup plus efficace à utiliser.

Ouvrez votre base de données Recettes.
En haut à droite du tableau, cliquez sur Nouveau, puis sur la petite flèche et cliquez sur + Nouveau modèle.
Donnez un nom au modèle.
Dans la page du modèle qui s’ouvre, ajoutez la structure que vous souhaitez retrouver à chaque fois, si vous avez déjà une page d’une recette qui vous convient, vous pouvez la copier/coller pour créer votre modèle.
Renseignez certaines propriétés. Comme vous pouvez le remarquer, les propriétés des recettes s’affichent automatiquement sur le haut des pages qui se trouvent dans le tableau de la base de données des recettes.
Fermez la page du modèle, il s’enregistre automatiquement.
Pour créer une nouvelle recette, cliquez sur Nouveau et sélectionnez le modèle Recette type: la page est prête à être complétée.

Le modèle de page de recettes s’affiche également dans la base de données.

Le partage de pages

Notion ne se limite pas à un usage individuel. Chaque page peut être partagée, de manière plus ou moins ouverte, selon le besoin.

Partager avec des utilisateurs Notion: il est possible d’inviter une personne disposant d’un compte en lecture seule, en commentaire ou en édition. Ce mode de partage est particulièrement utile pour le travail collaboratif ou le suivi à plusieurs.

Partagez avec des personnes sans compte. Notion permet également de rendre une page accessible en lecture seule via un lien public, consultable dans un navigateur Web, sans création de compte. Le lien peut être désactivé à tout moment.

Ouvrez la page que vous souhaitez partager.
Cliquez sur Partager tout en haut à droite de la page.
Choisissez les propriétés de partage que vous souhaitez.
Cliquez sur Copier le lien et partagez-le.

Avec les blocs médias et les bases de données, Notion ne se limite plus à prendre des notes ou à empiler des informations. L’application permet surtout de construire des espaces qui tiennent dans le temps, évoluent avec les usages et restent lisibles, même quand l’information s’accumule.

Partagez-nous vos espaces Notion afin de nous montrer leur ingéniosité. Une question, une réaction sur un de nos articles, une expérience à nous partager: contact@easi-ie.com.