NOTION: l’outil qui réinvente notre organisation (1^e partie)

 
Dans la vie quotidienne, entre le travail, la maison, les enfants, les projets personnels et les mille petites choses à ne pas oublier, l’esprit devient vite un bureau mal rangé. Mémos digitaux et physiques, TO DO listes, notifications de rappels envoyés par la pléthore d’applications que contient notre téléphone, documents éparpillés sur l’ordinateur: force est de constater que la vie numérique n’a pas vraiment simplifié les choses; elle a simplement multiplié les supports.

C’est précisément pour ramener de la clarté dans ce désordre que Notion entre en scène. Application de prise de notes, de gestion de projet et de collaboration développée par Notion Labs, Inc., elle promet de rassembler toutes les informations éparpillées: les idées, les tâches, les envies, les projets… en combinant notes, listes, tableaux et calendriers, le tout dans un même espace de travail, modulable et totalement personnalisable.

Créée à San Francisco en 2013 par Ivan Zhao et Simon Last, la société Notion Labs lance une première version en 2016, puis une 2.0 en 2018, marquant le début de son succès mondial. Née dans l’univers professionnel, l’application a peu à peu conquis le grand public. Pourquoi ? Parce qu’elle ne propose pas une méthode d’organisation toute faite, mais un cadre à construire soi-même. Comme le décrit son co‑fondateur Ivan Zhao, Notion fonctionne comme un ensemble de «briques LEGO pour la pensée»: chacun construit son propre système, du plus simple au plus complexe.

Gratuite dans sa version de base, l’application compte plus de 100 millions d’utilisateurs dans le monde, séduits par sa flexibilité et sa promesse: un seul espace pour tout centraliser.

Dans un monde saturé d’informations et de sollicitations, trouver un système d’organisation simple et durable relève souvent du casse-tête. Les applications se multiplient: gestionnaires de tâches, outils de prise de notes, agendas numériques, suivis d’habitudes, de dépenses ou de repas. Chacune promet l’efficacité, mais aucune ne couvre tous les domaines de la vie. Résultat: dispersion, perte de temps, frustration. Une étude montre qu’un utilisateur consulte en moyenne par 9 applications différentes par jour. Très vite, beaucoup passent plus de temps à organiser leur organisation qu’à gagner du temps.

On l’a dit, sa force réside dans sa flexibilité. Là où d’autres applications imposent une organisation figée, Notion fonctionne comme un système de briques que chacun assemble à sa manière: pages, tableaux, listes, calendriers… tout peut être relié, déplacé ou transformé selon sa propre logique. Par exemple, une note prise le matin peut être transformée en tâche à faire, ajoutée à un calendrier ou reliée à un projet en cours. Après tout, gérer son quotidien, c’est comme gérer un projet: il faut planifier, visualiser, hiérarchiser.

  Un outil organisé, mais jamais rigide

La conception modulaire de Notion en fait un outil d’organisation à part. Chaque élément – texte, tableau, image ou calendrier – existe sous forme de bloc que l’utilisateur peut déplacer, relier à un autre ou transformer à tout moment. Cette flexibilité permet d’adapter la présentation des informations selon ses besoins: une même base peut ainsi être affichée sous différentes forme sans perte de données. C’est ce qui rend Notion à la fois précis, évolutif et durable.

   Un outil qui libère l’esprit

Détourner un outil professionnel pour en faire un allié du quotidien, c’est aussi une manière de retrouver le fil dans tout ce qui s’entasse dans la tête. En centralisant tout au même endroit – idées, listes, projets, routines – Notion allège la charge mentale et limite la dispersion.

Cette clarté apporte une forme de sérénité: chaque chose retrouve sa place, les priorités redeviennent visibles.

Notion laisse la possibilité de déplacer, réorganiser ou adapter chaque élément selon les circonstances. Un rendez-vous qui déborde ou annulé, une idée qui surgit: tout peut se remettre en place sans contrainte. 

  Organisation quotidienne

   Bien-être et développement personnel

Ne reste plus qu’à comprendre comment s’y retrouver au moment d’ouvrir la première page. Car si l’outil séduit par ses possibilités, il peut impressionner par son apparente complexité. Voici une marche à suivre claire pour découvrir l’application et créer ses premières pages.

 
1) Rendez-vous sur le site Internet ou installez l’application.

– Sur ordinateur (Mac/Windows):
    https://www.notion.com/desktop

– Sur vos appareils mobiles:

•     iOS (App Store):     https://apps.apple.com/us/app/notion-notes-tasks-ai/id1232780281
•     Android (Google Play):     https://play.google.com/store/apps/details?id=notion.id&pli=1

Commencez par vous créer un compte pour accéder à votre tableau de bord. L’application Notion est volontairement très épurée pour offrir un espace clair, neutre et sans distraction.

2) Créez votre première page. À gauche de votre écran, vous allez trouver le menu principal. Cliquez sur + ajouter une page. Une page blanche s’affiche avec la mention «Nouvelle page» en gris et le curseur de la souris qui clignote à gauche du texte. C’est le moment et l’endroit où vous pouvez écrire le titre de votre première page. Dans l’exemple ici, nous allons l’appeler «Organisation de la semaine».

3) Créez des pages liées à la page principale. Sous le titre de la page, vous allez voir apparaître un +, c’est de cette façon que tout se crée sur Notion. Cliquez sur le + et sélectionnez ou écrivez «Page»: une nouvelle page apparaît, c’est une sous-page de la page initiale.

 
4) Ajoutez des blocs dans une page. Une fois votre titre créé, sous le titre à gauche de chaque bloc, vous allez trouver un +, ainsi que 6 points alignés 2 par 2 verticalement. Il s’agit du menu de création de bloc. En cliquant sur le + ou simplement en appuyant sur la touche espace dans votre page, un bloc se crée. Et son menu apparaît sur sa gauche.

Six points alignés 2 par 2 verticalement, servent à déplacer en faisant glisser/déposer le bloc où vous le souhaitez sur la page.

En cliquant sur le +, le menu déroulant des blocs apparaît (Voir capture d’écran ci-dessous).

C’est dans ce menu, que vous allez pouvoir choisir ce que vous voulez utiliser.

Écrire: en sélectionnant «Texte», vous allez pouvoir utiliser un éditeur de texte et ajouter le texte que vous souhaitez. L’éditeur propose les principales fonctions d’édition: mise en forme

Créer des listes: des listes à puces, des listes numérotées, et surtout des listes de tâches

Créer et insérer des tableaux, en utilisant le bloc Tableau, vous avez la possibilité de créer des tableaux et de les agencer comme vous le souhaitez.

Utiliser les fonctions Titre: 3 possibilités (Titre 1, Titre 2 et Titre 3). Ce qui permet d’utiliser le bloc table des matières en haut de chaque page, pour se retrouver facilement.

Vous disposez désormais des bases essentielles pour bien prendre en main Notion et créer un espace d’organisation clair, modulable et à votre image. Prenez le temps d’expérimenter, de tester les blocs et d’explorer la logique des pages: c’est en pratiquant que l’outil révèle toute sa puissance. Chaque essai affine votre méthode et vous emmène vers une organisation qui a du sens, vivante et alignée avec votre manière de penser.

Dans le prochain numéro, nous aborderons des fonctionnalités plus avancées pour aller encore plus loin dans la personnalisation et transformer cet outil en véritable assistant du quotidien.

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