IA intégrée : gadget ou vrai levier dans nos outils du quotidien ?

  
L’intelligence artificielle n’est plus un concept futuriste. Elle s’est installée discrètement dans nos usages quotidiens. Il n’est même plus nécessaire d’utiliser un outil spécifique pour l’utiliser. Elle s’invite dans les fonctionnalités des outils numériques que nous utilisons quotidiennement, comme nos emails et beaucoup d’applications que nous avons déjà abordées ici: Evernote, la suite Google, Notion, Canva… et bien d’autres encore. Elle intervient également dans nos usages numériques courants pour reformuler un email, structurer une idée, résumer une note ou générer un visuel.

Nous avons déjà exploré Evernote en long et en large à travers différents articles dans Athena. Pour comprendre en détail ses fonctionnalités, il est possible de se référer au     n° 357: Evernote, votre deuxième cerveau. Evernote peut être résumé simplement comme un outil de prise de notes qui permet de centraliser, organiser et retrouver facilement ses informations – un véritable «deuxième cerveau» numérique.

Ses fonctionnalités d’intelligence artificielle promettent de transformer un outil de prise de notes en assistant intelligent capable d’interagir avec le contenu que l’on intègre dans l’application. Dans la pratique, l’IA ne comprend pas réellement le contenu: elle re‑travaille ce qui est déjà écrit. Son fonctionnement reste simple et constant: un texte est donné en entrée, il est analysé et transformé par l’IA, qui génère une version retravaillée. Son utilité dépend donc directement de la qualité du contenu initial. Plus les notes sont claires et structurées, plus l’IA est pertinente. À l’inverse, elle montre rapidement ses limites si l’on attend d’elle qu’elle réfléchisse à la place de l’utilisateur ou si aucun contenu n’est fourni au départ. Evernote + IA est donc un outil d’optimisation, pas un outil de réflexion.

Quand vous ouvrez Evernote, comme dans quasi toutes les applications, l’Assistant IA général se trouve sur la droite de l’écran. Ici, nous allons nous concentrer sur les fonctionnalités IA liées au contenu des notes. L’élément AI qui se trouve dans le menu principal au-dessus de chaque note.

 
• RÉSUMER UNE NOTE

La fonctionnalité de résumé est l’une des plus accessibles. Il suffit d’ouvrir une note, de sélectionner le texte, puis d’utiliser l’option «Résumer» en choisissant «paragraphe», «structuré» ou «bullet point».

Elle est particulièrement utile pour les notes longues, les comptes rendus ou les réunions. Le résultat permet d’obtenir une version condensée dans laquelle les idées principales apparaissent rapidement dans 3 formes possibles: 1) en un paragraphe;2) en un résumé structuré selon une méthode pensée et proposée par l’IA; 3) en format «liste à puces».

 
• REFORMULER / AMÉLIORER UN TEXTE

Evernote permet également de retravailler un texte existant. En sélectionnant un contenu puis en cliquant sur «Changer le ton», il est possible d’adapter le ton (formel, amical, drôle, etc).

Cette fonctionnalité est utile pour préparer des emails ou clarifier des contenus. Elle rend le texte plus fluide, simplifie les phrases et améliore la structure, sans en changer le fond.

 
• STRUCTURER DES IDÉES

L’IA est également utile pour organiser des idées dispersées. En collant des notes en vrac, puis en sélectionnant l’ensemble, il est possible de demander la structuration d’une introduction, d’une conclusion et la formulation d’un titre via l’option «Aidez-moi à écrire».

Pertinent dans la préparation de divers contenus demandant de la structure: comme des thèses ou des formations.

 
• RECHERCHE INTELLIGENTE

La recherche évolue également avec l’IA. Plutôt que de saisir un mot-clé précis, il est possible d’entrer une idée plus globale, comme «réunion client stress organisation». Evernote est alors capable de retrouver des notes liées, même sans correspondance exacte.

Cette approche est utile lorsque l’information est difficile à retrouver ou lorsque la recherche se fait davantage par sens que par mots précis. Elle permet un gain de temps réel et une meilleure exploitation des notes existantes. Pour utiliser la recherche dans vos notes en utilisant l’IA d’Evernote, il suffit de cliquer sur la loupe comme pour une recherche normale, puis d’ensuite cliquer sur la première ligne qui se présente «Demander à l’assistant IA», celui-ci vous proposera alors toutes les notes qui lui semblent correspondre à votre demande.

 
• ADAPTER UN CONTENU (TON / FORMAT)

Enfin, l’IA permet d’adapter un contenu en fonction d’un objectif ou d’un public. En sélectionnant un texte, il est possible de le rendre plus simple, plus formel ou plus pédagogique. Cette fonctionnalité n’est pas proposée nativement dans l’agent IA, il vous suffit de poser les bonnes intentions dans le formulaire dédié: par exemple, prenez un texte complexe et demandez à l’Assistant de le reformuler afin que des enfants entre 5 et 7 ans soient en capacité de le comprendre. L’IA fera alors son travail.

Cet usage est particulièrement intéressant pour transformer des notes en contenu exploitable ou pour ajuster un message en fonction de son destinataire. Le résultat est un contenu plus lisible et plus ciblé.

 
> LES + / LES –

LES AVANTAGES: un gain de temps immédiat, une clarification rapide des idées, une structuration automatique utile et une recherche plus intelligente, le tout directement intégré dans l’outil sans avoir à passer par une solution externe.

LES LIMITES: l’efficacité dépend entièrement de la qualité des notes. L’outil ne remplace pas la réflexion, peut lisser le style et apporte peu de valeur supplémentaire pour des profils déjà très structurés. L’effet «waouh» reste limité sur la durée.

Evernote + IA reste un outil d’optimisation. Son intérêt réside dans le fait qu’il soit intégré directement dans l’outil. Il ne remplace pas un outil comme ChatGPT, mais évite simplement de devoir passer d’une application à l’autre.

Google intègre Gemini, son intelligence artificielle développée par le groupe, directement dans Docs, Gmail, Sheets, Slides et Drive, avec une promesse claire: travailler avec un assistant intégré, directement dans ses applications de travail du quotidien. Dans les faits, cette promesse repose sur une logique différente de celle d’Evernote. L’IA est ici connectée à l’ensemble de l’environnement de travail: emails, documents, fichiers Drive. Elle peut générer du contenu, résumer, analyser ou encore automatiser certaines tâches.

Elle va plus loin dans ses capacités, notamment parce qu’elle permet de créer du contenu à partir de rien. Dans la pratique, l’IA dépend du contexte fourni et peut produire des contenus génériques si elle est mal utilisée. L’IA Gemini s’inscrit comme un assistant de production et d’organisation, elle est intégrée directement dans chaque outil. Elle apparaît généralement sous forme de bouton «Gemini» ou «Aide à la rédaction».

 
• RÉDIGER DANS GOOGLE DOCS

Dans Google Docs, l’IA permet de générer un texte à partir d’une consigne.

Pas à pas:

1) Ouvrir un document Google Docs

2) Dans le menu principal, cliquer sur Outils > puis sur Gemini

3) Saisir une demande, par exemple:

• «écris ce document en écriture inclusive»

• «voici le plan pour une formation, écris le contenu»

• «corrige l’orthographe et les tournures de phrase»

• «supprime les doublons, les répétitions»

Résultat: un texte complet est proposé, pouvant servir de base de travail immédiate. Si le texte proposé par l’IA vous convient, il est possible de directement l’ajouter au document sur lequel vous êtes en train de travailler.

 
• RÉSUMER UN DOCUMENT

L’IA permet de synthétiser rapidement un document. Pas à pas:

1) Ouvrir le document à résumer ou le paragraphe en sélectionnant directement la zone de texte

2) Cliquer sur Gemini (le crayon avec une étoile), directement dans le menu raccourci présent à la droite de votre curseur

3) Sélectionner «Synthèse» ou taper directement dans le chat de l’IA «résumer».

Une version condensée du document avec les points clés vous est alors proposée. Utile pour les documents longs ou pour lire plus rapidement les comptes rendus de réunion.

D’autres fonctionnalités basiques sont proposées pour travailler vos textes, dans l’espace «modifier avec un prompt», vous pouvez bien évidemment demander et poser toutes les questions que vous souhaitez.

 
• RÉDIGER ET RÉPONDRE DANS GMAIL

Dans Gmail, l’IA intervient directement dans la rédaction des mails. Pas à pas:

1) Ouvrir un email

2) Cliquer sur «Aide à la rédaction»

3) Choisir: répondre, reformuler ou écrire

4) Ajouter une consigne si nécessaire

5) Ajuster le ton proposé

Vos emails facilement adaptés, rapidement modifiés et prêts à être envoyés.

 
• ANALYSER ET AUTOMATISER DANS GOOGLE SHEETS

Dans Sheets, l’IA permet d’interagir avec les données sans passer par des formules complexes. Pas à pas:

1) Ouvrir un fichier Google Sheets

2) Cliquer sur Gemini dans la barre de menu

3) Formuler une demande, parmi toutes celles proposées: avec la fonction «Générer une formule», il n’est plus nécessaire de savoir créer des formules, seulement savoir formuler le résultat que l’on souhaite. Gemini va créer la formule adéquate dont vous avez besoin. La fonction «Générer des graphiques» est vraiment pertinente pour présenter des données de manière plus lisibles que dans un tableur. Il est important de toujours vérifier les résultats et structurer correctement les données.

 
• GÉNÉRER UNE PRÉSENTATION (GOOGLE SLIDES)

L’IA peut générer une base de présentation. Pas à pas:

1) Ouvrir Google Slides

2) Cliquer sur Gemini

3) Saisir une demande: «crée une présentation sur…»

4) Laisser l’IA générer

5) Ajuster ensuite le contenu et le design

Gemini vous permet de générer une structure complète de présentation (design compris), ainsi que son contenu. Très utile pour gagner du temps pour créer une présentation professionnelle. Vous pouvez également lui demander de créer des images ou des infographies à insérer dans vos présentations.

Attention cependant, les slides produits par Gemini sont créés sous forme d’images, il n’est pas possible d’en modifier les différents éléments.

 
• RECHERCHE INTELLIGENTE DANS GOOGLE DRIVE

La recherche devient plus intuitive. Pas à pas:

1) Ouvrir Google Drive

2) Cliquer dans la barre de recherche

3) Saisir une phrase (et non un mot-clé), par exemple: «document parlant de la vente d’un appartement»

4) Consulter les résultats proposés

Des fichiers pertinents retrouvés même sans correspondance exacte. Utile lorsque l’on ne se souvient pas du nom précis d’un document ou qu’il a été mal encodé.

Il est très important d’utiliser ces outils avec un minimum de discernement. Certaines limites apparaissent rapidement:

• ·  Génération sans contexte → contenu générique,
• ·  Absence de relecture → erreurs possibles,
• ·  Délégation complète → perte de qualité.

 
> LES + / LES –

LES AVANTAGES: une IA intégrée dans tous les outils représente un gain de temps important, une capacité à créer, structurer et analyser directement dans l’environnement de travail, et une réduction des tâches répétitives.

LES LIMITES: la qualité dépend de la précision de la demande. Les contenus peuvent rester génériques. Il existe un risque de dépendance et une illusion de maîtrise. L’outil reste peu adapté aux besoins de réflexion ou de prise de recul. Google Gemini est un outil de production assistée.

Plus puissant qu’Evernote sur la création, il reste dépendant de l’utilisateur. Sa vraie valeur: travailler plus vite, directement dans ses outils, sans changer d’environnement.

 
Les IA intégrées dans nos outils du quotidien ne remplacent pas des outils comme ChatGPT pour réfléchir, structurer en profondeur ou prendre du recul. En revanche, elles ont un avantage clair: elles sont intégrées, accessibles, directement utilisables sans changer d’environnement. Leur intérêt ne réside donc pas dans leur performance brute, mais dans leur usage. Elles permettent de gagner du temps sur des tâches simples, de structurer plus vite, d’aller à l’essentiel. À condition de les utiliser pour ce qu’elles sont: des assistants d’exécution.

Pour produire, optimiser, accélérer: les IA embarquées sont pertinentes. Pour penser, approfondir, challenger: des outils comme ChatGPT restent plus adaptés. La différence ne se fait donc pas dans l’outil, mais dans la manière de les utiliser. Dans un prochain article, nous verrons comment formuler ses demandes à l’IA et comment l’utiliser au mieux.

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